Ga direct naar inhoud

Sneller naar en binnen de EU reizen met moderner visumproces

Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) stapt over op een moderner en sneller proces om een visum en andere reisdocumenten aan te vragen. Dit doen zij door in 3 projecten het klantcontact en de services digitaal te maken, de aanvragen te verbinden met de databanken van Europa en bij beslismedewerkers de kennis over lokale situaties van aanvragers te verhogen. Zo bieden we gebruiksvriendelijke service, maken we reizen in de Europese Unie (EU) makkelijker en worden veiligheidsrisico’s voorkomen.

Digitaal visumproces 

Het project Informatie Ondersteund Beslissen (IOB) is onderdeel van de modernisering van de FrontOffice (FO) en BackOffice (BO) van het visumproces bij het ministerie van BZ: 

  • De FO is verantwoordelijk voor klantcontact. Zoals innemen van visumaanvragen en afgeven van visumstickers. Dit vindt plaats bij Externe Dienstverleners (EDV’s), ambassades en consulaten.  
  • De BO maakt de visumaanvraag af, zoals registratie en de beslissing. Dit gebeurt bij de Consulaire Service Organisatie (CSO) in Den Haag. 

Door de aanvraag van visa en reisdocumenten van papier naar de computer over te zetten, wordt de service aan klanten gemakkelijker en sneller. De FO maakt alle processen digitaal die eerst met hand op papier gingen. Voor de BO is het noodzakelijk om IT te hebben die deze nieuwe manier van digitaal werken goed ondersteunt. 

2 nieuwe applicaties

In het project lanceren het ministerie de aangesloten IOB-applicatie Buitenlandse Zaken Analyse-Omgeving (BAO) en Country Wizard (CW):

  • Het is noodzakelijk dat het visumsysteem verbonden is met de BAO. BAO geeft aanvragen met data-analyse een fast of intensive track-advies. Hiermee weten beslismedewerkers sneller hoe actief zij deze gaan behandelen. Zo beslist de BO snel, met kwaliteit en objectief over aanvragen.  
  • De CW is een kennisbank met informatie over bijvoorbeeld de sociaal-economische situatie van landen van herkomst van visumaanvragers. Met goede kennis over het land van herkomst van de visumaanvrager plaatsen de beslismedewerkers de aanvraag beter in de lokale context. En nemen zij daardoor een beter geïnformeerd besluit. 

Gezichtsopname, verbinding EU-systemen en ID-controle 

Het 2e project Implementatie Grenzen & Veiligheid gaat over de vernieuwing van de VIS-verordening (Visuminformatiesysteem) en de start van de verordeningen van interoperabiliteit (IO). Dat vraagt om een aantal wijzigingen in het visumproces. 

De belangrijkste wijzigingen zijn: 

  • Gezichtsopnames (‘Live Capture’) maken, bij op het moment van de visumaanvraag.  
  • Het nationale visumsysteem aanpassen, om visumaanvragen te vergelijken met databanken en profielen in de 'European Search Portal'. En aansluiten op het Europaloket, via het nationaal uniform-interface (NUI) van het VIS-systeem.  
  • Identiteitscontrole van visumaanvragers bij de Consulaire Service Organisatie (CSO) in Den Haag. 

Hiermee spelen we beter in op de veranderende uitdagingen van veiligheid en migratie. En verbeteren we de controle van de buitengrenzen van de EU. Dit zorgt dat het Nederlandse visumproces steeds beter past bij de Europese praktijk. 

Betere lokale kennis beslismedewerkers 

Nederland kreeg in een evaluatie over de Schengen eerder het advies om landenkennis bij beslismedewerkers van de Consulaire Service Organisatie (CSO) te verbeteren. Vanaf nu is het daarom een vast onderdeel in het visumproces om informatie over de sociaal-economische situatie van visumaanvragers te checken. Doordat deze informatie steeds is bijgewerkt en gecontroleerd. Met de hierboven uitgelegde kennisbank CW beoordelen beslismedewerkers de aanvraag beter in de lokale situatie.

Zo blijven we beslissingen over een visumaanvraag verder verbeteren.

Naam van de projecten 

  1. Informatie Ondersteund Beslissen (ION) & Visumproces Digitaliseren 
  2. Grenzen & Veiligheid implementeren 
  3. Visumproces verbeteren: betere lokale kennis bij beslismedewerkers 

Penvoerder 

Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) 

Doel 

  1. Service aan klanten gemakkelijker en sneller maken door aanvragen van visa en reisdocumenten digitaal aan te bieden. 
  2. Veilige en betere reizigersmobiliteit naar en binnen Europa. 
  3. Verbeteren van het visumbeoordelingsproces door beslismedewerkers bijgewerkte en goede kwaliteit en gecheckte informatie te geven. 

Locatie 

Wereldwijd (Nederland, ambassades en consulaten) 

Beschikbaar budget 

  1. € 3.562.913 
  2. € 3.562.913 
  3. € 1.283.625 

Programmaperiode 

  1. 1 januari 2022 t/m 31 december 2023 (voor de Europese BMVI-steun) 
  2. 1 januari 2022 t/m 31 december 2025 
  3. 1 januari 2022 t/m 31 december 2026

Meer weten?

Fonds voor Geïntegreerd Grensbeheer (BMVI)